फ़ीस
फ़ीस, रसीद, पेरोल और ख़र्च — एक ही स्कूल ऐप में
फ़ीस संरचना एक बार बनाइए, हर छात्र का बिल बनाइए, भुगतान रसीद के साथ दर्ज कीजिए, और पेरोल व ख़र्च भी उसी रिकॉर्ड पर चलाइए जो प्रिंसिपल देखते हैं।
संक्षेप में: एडमिन हर कक्षा के लिए फ़ीस संरचना बनाते हैं और एक बार में पूरे सेक्शन के छात्रों के बिल बना देते हैं, हर बिल पर नियत तारीख़ के साथ। छूट, माफ़ी, लेट फ़ीस या सुधार उसी बिल पर दर्ज होते हैं, और तारीख़ निकलने पर बिल बकाया दिखने लगता है। एडमिन भुगतान दर्ज करते हैं (नकद, चेक, या UPI या बैंक ट्रांसफ़र का रेफ़रेंस) और हर भुगतान की नंबर वाली PDF रसीद बनती है। ग़लती से दर्ज भुगतान, बाउंस चेक या रिफ़ंड कारण के साथ रिवर्स होता है, मिटाया नहीं जाता। अभिभावक बिल और रसीदें देखते हैं और तारीख़ से पहले रिमाइंडर पाते हैं। फ़ीस स्कूल में ही जमा होती है; ऐप से ऑनलाइन भुगतान अभी उपलब्ध नहीं है।
फ़ीस वसूली कैसे होती है?
एडमिन साल की शुरुआत में फ़ीस सेट करते हैं, फिर जैसे-जैसे भुगतान आते हैं, उन्हें दर्ज करते जाते हैं। हर बदलाव बिल पर दर्ज होता है, और भुगतान मिटाए नहीं, रिवर्स किए जाते हैं।
- आपके अपने फ़ीस हेड, हर कक्षा के लिए एक संरचना में। ऐप में ये “फीस संरचनाएं” में मिलते हैं।
- पूरे सेक्शन के बिल एक बार में, प्रीव्यू और सुझाई गई नियत तारीख़ के साथ (“इस कक्षा के बिल बनाएं”)।
- संरचना बाद में भी बदलिए, और तय कीजिए कि पहले से बने बिलों की रक़म भी बदले या नहीं।
- किसी एक बिल पर छूट, माफ़ी, लेट फ़ीस या सुधार जोड़िए, या ऐसा बिल रद्द कीजिए जिस पर अभी कुछ जमा नहीं हुआ।
- पूरा या आंशिक भुगतान दर्ज कीजिए। हर भुगतान की रसीद पर वित्त वर्ष के हिसाब से नंबर होता है, और रसीद A5 PDF में बनती है।
- भुगतान रिवर्स कीजिए, सुधार, बाउंस चेक या रिफ़ंड के लिए। कारण लिखना ज़रूरी है, और मूल रसीद पर रिवर्स होने का निशान लग जाता है।
अधिकार
किसे क्या दिखता है?
हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही फ़ीस दिखती है जो उसे देखनी चाहिए। बदलाव सिर्फ़ एडमिन कर सकते हैं।
अभिभावक और छात्र
अपने बिल, कितना जमा हुआ और कितना बाक़ी है, और हर भुगतान की PDF रसीद।
रिमाइंडर
नियत तारीख़ से पहले के 3 दिनों में पुश सूचना, फिर तारीख़ निकल जाने पर हफ़्ते में एक बार, हिंदी और अंग्रेज़ी में।
क्लास टीचर
सिर्फ़ अपने सेक्शन की फ़ीस की स्थिति।
एडमिन
स्कूल के सभी बिलों का कुल हिसाब, और हर कक्षा के बिल, एक-एक छात्र के हिसाब से।
क्या स्टाफ़ की सैलरी स्मार्ट गुरुकुल में चला सकते हैं?
हाँ, बेसिक पेरोल के लिए। एडमिन हर कर्मचारी का सैलरी स्ट्रक्चर तय करते हैं, फिर उसी ऐप में हर महीने पेरोल चलाते हैं।
- सैलरी स्ट्रक्चर, फिर हर महीने का पेरोल रन: ड्राफ़्ट, प्रोसेस, फिर भुगतान। स्टाफ़ को एक-एक करके भुगतान किया जा सकता है, और जब तक सबका भुगतान न हो जाए, रन आंशिक भुगतान वाला दिखता है।
- ऐप में पे-स्लिप, और स्टाफ़ अपनी पुरानी पे-स्लिप भी देख सकते हैं।
- शामिल नहीं: PF, ESI, TDS और प्रोफ़ेशनल टैक्स का हिसाब स्मार्ट गुरुकुल नहीं करता।
ख़र्च और स्कूल का खाता
इन्फ़्रास्ट्रक्चर और इवेंट के ख़र्च मंज़ूरी से होकर गुज़रते हैं, और आने-जाने वाला सारा पैसा एक ही खाते में दर्ज होता है, जिसे प्रिंसिपल जाँच सकते हैं।
- वेंडर, और इन्फ़्रास्ट्रक्चर व इवेंट के ख़र्च, मंज़ूरी के साथ।
- जाँच पहले से शामिल: कोई अपना ख़र्च ख़ुद मंज़ूर नहीं कर सकता। भुगतान मंज़ूर रक़म से ज़्यादा नहीं हो सकता, एक ही इनवॉइस दो बार नहीं भरा जा सकता, और UPI, बैंक या चेक से भुगतान के लिए उसका रेफ़रेंस ज़रूरी है।
- एक ही खाता: फ़ीस, सैलरी और ख़र्च सब इसमें दर्ज होते हैं, साथ में रोज़नामचा (शुरुआती और आख़िरी बैलेंस, नक़द और बैंक अलग-अलग), फ़ंड का सार और रसीदों का दोबारा प्रिंट। ऐप में यह “खाता बही और रोज़नामचा” में है।
- पूरी अकाउंटिंग नहीं: ट्रायल बैलेंस, बैलेंस शीट या Tally एक्सपोर्ट नहीं है।
सवाल-जवाब
फ़ीस मैनेजमेंट: आम सवाल
क्या अभिभावक ऐप से ऑनलाइन फ़ीस भर सकते हैं?
अभी नहीं। अभिभावक ऐप में बिल, बकाया और रसीदें देखते हैं और रिमाइंडर पाते हैं, और फ़ीस पहले की तरह स्कूल में ही जमा होती है। हर भुगतान फिर रसीद के साथ ऐप में दिखता है।
क्या हम छूट दे सकते हैं या लेट फ़ीस लगा सकते हैं?
हाँ। एडमिन किसी एक बिल पर छूट, माफ़ी, लेट फ़ीस या सुधार जोड़ते हैं, और वह उसी बिल पर दर्ज होता है।
अगर चेक बाउंस हो जाए या फ़ीस लौटानी हो तो?
एडमिन कारण लिखकर भुगतान रिवर्स करते हैं। रसीद पर रिवर्स होने का निशान लग जाता है और कुछ भी मिटाया नहीं जाता, इसलिए पूरा इतिहास बना रहता है।
फ़ीस कौन बदल सकता है?
फ़ीस सेट करना, छात्रों के बिल बनाना और भुगतान दर्ज या रिवर्स करना सिर्फ़ स्कूल के एडमिन कर सकते हैं। क्लास टीचर अपने सेक्शन की फ़ीस की स्थिति देखते हैं।
क्या पेरोल में PF, ESI और TDS का हिसाब होता है?
नहीं। स्मार्ट गुरुकुल बेसिक पेरोल चलाता है: सैलरी स्ट्रक्चर, हर महीने का रन और पे-स्लिप। PF, ESI, TDS और प्रोफ़ेशनल टैक्स का हिसाब नहीं होता।
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